Convierta a Gmail en una maquina de productividad baja y pobre con estos 15 consejos, trucos y herramientas

Muchas pequeñas empresas usan Gmail para sus necesidades de correo electrónico. Eso es lo que he hecho durante los últimos dos años más o menos. Y, por supuesto, casi todo el mundo tiene una cuenta personal de Gmail.

Cuando comencé a usar Gmail, sin embargo, me sorprendió lo desafiante que podría ser. El correo electrónico que sabía que había recibido hace solo un día parecía estar oculto. Y su forma en que las cadenas de correo electrónico relacionadas en conjunto pueden ser realmente confusas (al menos para este viejo).

Afortunadamente, hay un montón de consejos y herramientas para que su experiencia con Gmail sea más productiva. Si bien esta lista se centra en las necesidades de correo electrónico de las pequeñas empresas, todos pueden beneficiarse de estos recursos.

Características del correo electrónico que debe usar

1. Etiquetas: El sistema de etiquetas de Gmail es su versión de carpetas. Pero en lugar de tener que arrastrar correos electrónicos a una determinada carpeta, simplemente puede "etiquetarla". Con esta función, puede asignar una o más etiquetas a un correo electrónico, por lo que le ofrece más flexibilidad en términos de opciones de clasificación. Por ejemplo, si tiene un correo electrónico de su jefe relacionado con un determinado cliente, puede etiquetarlo tanto bajo su jefe como con su cliente. Si necesita ver los correos electrónicos de su jefe, ese correo electrónico en particular aparecerá con todo el resto de él o ella. Lo mismo ocurre cuando buscas correos electrónicos del cliente. Las etiquetas también se pueden adjuntar a los correos electrónicos que escriba en su carpeta Enviados o Borradores.

2. Operadores de búsqueda: Una de las cosas que pueden facilitarle la vida al usar Gmail es que tiene una poderosa herramienta de búsqueda que puede usar para buscar correos electrónicos. Familiarícese con operadores de búsqueda como: de :, a :, asunto :, O, y tiene: archivo adjunto para encontrar fácilmente lo que está buscando. Para obtener una lista completa de estos operadores de búsqueda, vaya aquí.

3. Buzón de prioridad: La bandeja de entrada prioritaria muestra qué correos electrónicos son importantes para usted. Cuando se trata de esto, Google hace la mayor parte del trabajo para usted, ya que utiliza un algoritmo que registra los correos electrónicos que lee habitualmente y los que ha marcado. Descubrí que Gmail tarda un tiempo en conocer tus preferencias. Pero una vez que lo hace, esta característica es bastante útil.

4. Filtros: Cree siempre filtros para ayudarlo a automatizar las tareas. Por ejemplo, puede reenviar instantáneamente correos electrónicos provenientes de una determinada dirección de correo electrónico a otro buzón de correo electrónico. O bien, puede hacer que todos los boletines a los que se suscriba se envíen directamente a los archivos para que no ocupen la bandeja de entrada, lo que le permite leerlos más tarde. O puede tener los correos electrónicos de su jefe etiquetados y marcados inmediatamente como importantes simplemente creando los filtros apropiados.

5. Estrellas: Se puede hacer clic en la estrella junto a un correo electrónico en particular para mostrar que es importante.

Labs

Y luego están los Labs. Google le permite usar características y funcionalidades experimentales que podría usar con su Gmail.

Debería habilitar los Labs para que estos funcionen. Para hacer esto, haz clic en el icono de Gears que ves en la parte superior derecha de tu página de Gmail y elige Configuración. Busque la pestaña Labs.

Para habilitar una característica concreta de Labs, solo marque el botón de opción para Habilitar.

Mashable creó una lista de destacados laboratorios de Gmail. La lista incluye:

Mano derecha Chat: El chat G-Talk está disponible en su ventana de Gmail. Por defecto, se encuentra en la parte izquierda de la pantalla. El chat de la mano derecha le permite transferir la ventana de chat de G-Talk al lado derecho de la pantalla. Lo encontrará útil si desea ver todos sus contactos en línea de una sola vez.

Vista previa del calendario: Si usa Google Calendar para administrar su agenda y confiar en ella para mantener sus citas, entonces este Labs es un gran complemento para su correo electrónico. No tiene que agarrar su teléfono ni abrir otra ventana para ver si está disponible para esa invitación inesperada de café que su amigo acaba de dejar en el correo.

Vista previa del documento: Lo mismo si usa Google Docs. Esta vista previa muestra sus documentos accedidos más recientemente, lo que le permite hacer clic en uno sin dejar su correo electrónico.

Enviar y archivar: Si se ocupa de muchos correos electrónicos, es posible que desee activar esta función. Le permite archivar automáticamente un mensaje de correo electrónico después de que haya respondido.

Avance automático: Esta función le permite decidir qué haría G-Mail después de haber respondido o eliminado un correo electrónico. ¿Debería abrir el siguiente mensaje o volver a la bandeja de entrada?

Respuesta enlatada: Si tiene una respuesta estándar para algunos correos electrónicos, como una respuesta a una solicitud de propuesta o para presentar su empresa, puede guardar estas plantillas como una respuesta enlatada. Cuando recibe un correo electrónico, puede simplemente hacer clic en el menú desplegable Respuestas conservadas y elegir la respuesta adecuada de la lista. No más escribir largos correos electrónicos repetitivos.

A estos, agregaría:

Deshacer Enviar: Si se dio cuenta a tiempo de que ha enviado un correo electrónico al destinatario equivocado o si ha olvidado algo, aún puede evitar que se envíe. La única limitación es que solo tiene unos segundos después de enviar el correo electrónico para deshacerlo.

Icono de autenticación para remitentes verificados: Por ahora, solo funciona para Paypal y eBay, pero este Labs puede ayudarlo a resolver estafas de phishing informándole si un correo electrónico proviene de remitentes autorizados o no.

¿Todavía quieres más complementos para ayudarte a administrar tu Gmail? Luego, lea y pruebe estas herramientas según lo recomendado por Dani Fankhauser en Mashable:

6. BananaTag. Si desea saber si su jefe abrió el correo electrónico que envió solicitando una reunión para analizar un aumento en su salario, entonces debe usar Bananatag.Es muy similar a lo que utilizan los vendedores de correo electrónico para ver quién abre sus correos electrónicos y obtener métricas y datos de sus campañas de correo electrónico. Ahora puede usarlo con su cuenta de Gmail de forma gratuita para hasta cinco correos electrónicos.

7. Enviar desde Gmail. ¿No es molesto cómo ves una dirección de correo electrónico en un sitio web y haces clic solo para que aparezca Microsoft Outlook u otros clientes de correo electrónico que no utilices? Con esta extensión de Chrome, ese clic lo llevaría a una nueva pestaña que le permite redactar el correo electrónico utilizando su cuenta de Gmail.

8. Rapportive. ¿Alguna vez se preguntó qué está diciendo ese contacto en particular en Twitter o Facebook? Puede usar este complemento de navegador para mostrarle los enlaces de Twitter, LinkedIn y Facebook de sus contactos. Es un poco espeluznante en una especie de voyeurismo.

9. Posponer Para aquellos con ADD como yo (hey look, algo brillante), esta herramienta actúa como un botón de repetición en una nueva tarea que ha llamado su atención para que pueda volver a ella más tarde. Puede establecer una hora o día específico. Cuando llegue el momento designado, recibirá una notificación que le permite abrir el correo electrónico o programarlo para otro momento.

10. Mail Timer para Gmail. Mail Timer para Gmail te dice que pases al siguiente correo electrónico si pasas 2 minutos en él. También te dice cuándo te quedan 30 segundos. Ideal para disciplinarse a sí mismo y no perder demasiado tiempo en un solo correo electrónico. También es genial si tu día no es lo suficientemente estresante y estás buscando un desafío real. Por supuesto, siempre puedes posponerlo si dos minutos no es suficiente.

11. Boomerang. Este complemento le permite programar el envío de correos electrónicos en otro momento.

12. KeyRocket. Si quieres conocer los muchos atajos que tiene Gmail para ayudarte a conquistar el diluvio de correo electrónico, entonces simplemente debes instalar KeyRocket para ayudarte a conocer los atajos para las cosas que haces en Gmail. Por ejemplo, si acaba de tratar de redactar un nuevo correo electrónico haciendo clic en el botón para redactar, aparecerá y le dirá que puede presionar C para eso. Por supuesto, debe activar los accesos directos en la pestaña Configuración.

13. Attachments.me. Este complemento le permite simplemente insertar en su correo electrónico un archivo que almacena en Google Drive, Box, Dropbox u otros servicios de almacenamiento en la nube en lugar de perder tiempo cargándolo.

14. Grupo de trabajo. Si desea tratar los correos electrónicos como elementos en una lista de tareas, entonces Taskforce es para usted. Este complemento convierte sus correos electrónicos en tareas, o simplemente lo agrega a una tarea existente.

15. Notificador de Gmail. Si ha utilizado clientes de escritorio para sus correos electrónicos durante mucho tiempo, apreciará el Notificador de Gmail para informarle cuando tiene un nuevo correo en su bandeja de entrada de Gmail.

Mucho, ¿crees? Todos estos complementos, cuando se toman en conjunto, pueden ser abrumadores, pero facilitan la vida con Gmail. Además, no tienes que usarlos todos. Todo lo que necesita hacer es seleccionar los que realmente necesita y los que lo beneficiarán a usted y a su negocio.

Actualización: Ryan de Cash Money Life mencionó a Sanebox en los comentarios a continuación. Echa un vistazo a su crítica de Sanebox para más detalles.

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